Oliver Gassner: Digitale Tage

ein Video aus 2009, immerhin:


Productivity Future Vision (2009) - YouTube

Hab gerade Peers Blogparade zu "Getting Things Done" entdeckt. Da mach ich natürlich mit.
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GTD in Ultrakurzform

Du hast Stress, weil du folgendes nicht eingerichtet hast:
- ein vollständiges und verlässliches System
- für alle deine "Erinnerer"
- wobei für jeden "Erinnerer" festgelegt sein muss
-- "Was ist das Resultat (des Projekts)?" (Was GENAU soll hinten rauskommen?)
-- "Was ist der nächste sichtbare Schritt auf das Projektziel zu?" ("Was sieht mich jemand tun und wo bin ich da?")

Tools
- Dein wichtigstes GTD-Tool ist dein Gehirn, aber nicht weil du alles im Kopf aufbewahrst, sondern weil du dir ein paar Dinge, die du aktuell selten tust aber schon kannst, einfach als Routine angewöhnen musst.
- Ansonsten brauchst Du nur
-- ein Erfassungswerkzeug, das du immer in der Nähe hast (auch nachts oder beim Joggen)
-- Listen (egal ob auf Papier oder elektronisch, auch als Unterordner im Mailprogramm)
-- einen Kalender
-- ein Archiv
-- einen grooooßen Papierkorb
-- und eine locker sitzende DEL-Taste

- Erfolgsfaktoren für Tools sind
-- Du arbeitest gerne damit
-- Du hast es immer verfügbar
-- es funktioniert 100% verlässlich

- Tool-Killer sind
-- Du probierst alle 4 Wochen ein neues Tool aus
-- Du ärgerst dich über das Tool
-- Du hast das Tool (v.a. zum Erfassen) nicht immer verfügbar
-- Das Tool ist unzuverlässig
-- Das Tool enthält nicht ALLE "Erinnerer", sondern du bewahrst noch einiges im Kopf auf

Der Workflow
- Erfassen
Alles was physisch oder als Idee herumschwirrt wird erfasst und als Paperschipsel oder elektronischer Eintrag in eine Inbox gepackt (die Mailinbox ist automaztisch so eine Inbox)

- Klären und Kanalisieren
Die Inbox wird komplett abgearbeitet und es wird entschieden,
- was in den Müll, den Kalender, die 'mach ich irgendwann'-Liste, was in die Wiedervorlage und was (in der richtigen Form) auf die Next-Action-Liste(n) kommt. Alles was 2 Minuten oder weniger dauert, wird sofort abgearbeitet und eventuelle Nachfolgeaufgaben kommen in die Inbox. Delegiertes kommt auf die Delegiert-Liste.
- was das "werden soll, wenn es fertig ist", was der nächste Schritt ist

- Durchsehen
Für alle Tasks, die nicht erledigt sind, wenn sie erledigt sind sondern neue Tasks nach sich ziehen, wird ein Eintrag in der Projektliste angelegt.
Die Projektliste und Kalender (2 Wochen in die Zukunft, 1-2 wochen in die Vergangenheit) wird wöchentlich durchgesehen. Auch für die 'Mach ich irgendwann'-Liste und ggf. die Delegiert-Liste ist das ausreichend.
Die Next-Action-Listen und den Kalender konsultiert man natürlich täglich.

- Tun
Was im Kalender steht, muss natürlich heute passieren.
Wenn die Next-Actions gut formuliert sind, braucht man sich um Priorisierung keine Sorgen zu machen und kann 'von oben nach unten' arbeiten oder die Tasks heraussuchen, deren Erledigung die meiste Befriedigung verspricht. Was man schiebt sollte man allerdings genau darauf abklopfen, warum man es schiebt.


Next Actions und Kontexte
Kontexte vergleiche ich mit Einkaufszetteln. auf ihnen steht, was ich (nur) an einem bestimmten Ort tun kann.

Meine sind:
- Überall
- Büro
- Zu Hause
- Erledigungen/Unterwegs

Dazu kommen (wie oben teilweise erwähnt)
- Kalender
- Projekte
- Irgendwann
- Delegiert

Nur wenn ich meine Aufgaben in Listen sortiere, bin ich nicht durch "Hier-Unerledigbares" abgelenkt. Der Bäcker fände es ja auch komisch, wenn ich ihn nach Grillwürsten frage.

Zusätzliche Kontexte sollte man nur anlegen, wenn man Orte hat, an denen man bestimmte Aufgaben hat z.B. Montags-Teambesprechung, Chefbesprechung, Briefing Kunde XY etc.

Wie sieht nun eine Next Action aus?
Sie beschreibt die nächste "sichtbare Handlung" (in einem Kontext), die das Projekt voranbringt. An sich sollte sie IMMER ein Verb (Tunwort) enthalten.
Also:
"Projekt Müller" ist keine Next Action.
"Fritz wegen Kalkulation Angebot Müller anrufen" schon. Wahrscheinlich findet das im "Büro" oder "Überall" oder "9 to 5" statt.
Oft hängt eine Aufgabe fest, weil man noch Infos besorgen muss, um sie zu erledigen, dann ist "Infos besorgen" (von wem? wie? wo?) die Next Action, die 'eigentliche' Aufgabe.

Goldene Regeln
- das Buch lesen
- das Buch nach 1-2 Jahren nochmals lesen
- nicht warten, bis man die perfekten Tools gefunden hat, gleich loslegen mit "Inbox Zero", 2 Minuten Tasks und "Next Actions" (wenn man nur diese drei Aspekte des Systems umsetzt wird man schätzungsweise 33% produktiver)
- Tools nicht dauernd wechseln
- sich mit anderen GTDlern austauschen (s.u.)

Angebote zu GTD
- Umfangreiche Materalienliste (Slides mit Sound, Videos meiner Vorträge uvm.)
- Da viele das Buch nicht gelesen kriegen (irgendwie logisch ;)), habe ich einen kleinen kostenlosen Mailservice zur Unterstützung eingerichtet, da kommt jede woche eine Erinnerungsmail mit Impulsen.
- Ebenfalls kostenlos sind die wöchentlichen Tipps der Taskinator-Mails bzw. im Blog http://taskinator.de.
- Mit einer minimalen "Bezahlhürde" (im Idealfall nur 3,01 EUR für ein 'lebenslanges' Abo) ist der Zugang zu einer GTD-Mailingliste für Fragen und Austausch belegt.
- Und grundsätzlich kann man mich zu Vorträgen, Coaching und Training zu Selbstmanagement & Produktivität buchen. -> og@carpe.com ;)

OK, natürlich nicht alles, aber ein paar Knowhow-Brocken:

Visit msnbc.com for breaking news, world news, and news about the economy

Mehr Infos beim Klick auf das GTD-Tag unten hier im Blog.

Da ich das grade in einem Forum mal ausdividiert habe, auch für die Blogleser:

- Notizen mache ich aktuell in der Postitapplikation des Plam Pre (der ist nur geliehen) sonst in der Todofuktion des Treo 650
- die werden dann per ail an die Importadresse von RTM gemailt und lokal im Handy wieder gelöscht.
- die Postits nutze ich aber auch für Tagesnotizen wie adressen etc, die danach arcivuert werden können (Hoteladresse in Hamburg arciv), Abfahrtszeit eine Zuges mit Gleis (delete after use) etc.)
- Die landen dann in der RTM-Inbox und werden dort durchgearbeitet/geklärt
- Papiernotizen entstehen entweder beim Telefonieren oder auf Visitenkarten und werden dann
- zusammen mit den Pre/Treo-Notizen in Rememberthemilk.com eingearbeitet
- Dort habe ich als Haupttabs: Arbeit, Home, Unterwegs (=Besorgungen), Delegiert.
- RTM kann ich auch mit m.rememberthemilk.com vom Handy nutzen (Mobile page)

Der Rest sind Smartlists, die automatisch aufgrund von Suchen generiert werden.:
- heute
- Prio 2 (Na)+3 (Someday)in der nächsten woche (dient zum Freiräumen von Wochen im Urlaub oder wenn ich unterwegs bin)
- Prio 1 (alle P1 Tasks = mein Kalendereinträge für 'heute erledigen', so kan ich die bei der review überprüfen, ob auch nicht zu viele an einem Tag liegen)
- Mo-So: 7 tabs, die dazu dienen, einzelne wochentage freizuräumen z.B. heute, wo ich unterwegs bin)
- Überfällig -> alle markieren -> p drücken - >schon stehen sie in der Heute-Liste
- Projekte = eine Smartlist, die alle Einträge zeigt die '.p' enthalten, wenn ich die auf einen bestimmten Tag schiebe, ist das mein 'Review-Tag'.

Generell arbeite ich in RTM mir Wiedervorlagen (an 99% der tasks) zwischen 'täglich' (NAs) und '2 Jahre' (so Zeug wie: 'Gesundheitscheck mit Blutabnahme bei Hausärztin vereinbaren').
Indirekt ist also ein Taskeintrag oft auch gleichzeitig ein Projektreminder, dort eine NA zu erzeugen, so ich noch keine (nächste) habe.
Die werden auch markiert jeder Task: d.1 y.2, so dass ich weiß, wenn ich eine Task als erledigt markiere, wann sie automatisch wieder aufpoppt.
So entstehen Listen aus P1 und P2, die recht übersichtlich sind. P3-Tasks reviewe ich und setze sie ggf auf P2 oder gar P1 hoch oder erledige sie.

Fragen dazu?

Twingly ist eine Blogsuchmaschine (da Technorati sich eus Deutschlanbd wohl zurückgezogen hat: eine der wenigen tauglichen) und erlaubt mit einem neuen Dienst 'Cannels' themnatische Kanäle aufzubauen.

Mit dem Code GTD09 bekommen 100 meiner BlogleserInnen Zugang zum Beta-Kanal mit dem Thema Selbstmanagement:
Get It Done (GTD)

Er wird gespeist aus einer Blogsuche und einer Aggregation von ca. 20 deutschsprachigen Blogs, die sich im Schwerpunkt mit GTD oder Selbstmanagement befassen.

Ich werde da noch mehr mit rumspielen und den Input noch optimieren. (Man kann das aktuell 'rohe' RSS noch filtern...)
Für Hinweise auf einschlägige Blogs bin ich ebenfalls dankbar.

Grad kam ne Frage rein:

> Hallo Herr Gassner,
>
> habe mich gerade mit meinem Kollegen (D..) über das GTD
> Prinzip unterhalten. Hr. D.. ist über XING und Twitter mit Ihnen
> vernetzt. Wir beide arbeiten bereits nach diesem Prinzip. Hr.
> D nutzt dafür Outlook so gut es geht. Nun zu meiner Frage:
> Können Sie uns ein Tool empfehlen (PC)?
>
> VG
> NN


Hallo,

ich arbeite am Rechner und mobil (kein iPhone ;) ) mit Rememberthemilk.com und bin extrem sehr zufrieden.

Es ist aber weniger 'teamtauglich', d.h. das Delegieren von Tasks geht zwar aber ich bin mit der art wie das geschieht nicht sehr zufrieden. (was aber daran liegen kann, dass ich den Delegiermechanismus nicht verstehe).

An sich finde ich auch, dass man bei GTD keien Teamfunktionen braucht: Man wirft es dem anderen in die Inbox und der konfiguriert das dann selbst so wie er denkt.

Also für den Sologebrauch: RTM.

Für ein Team könnte ggf auch ein gehostetes Tiddlywiki elegant sein.

Anonsten kann man an sich GTD mit jedem Tool machen, das 'Listen kann'. Also z.B. auch Wikis.
Für Dokuwiki gibt es da ein Plugin. Das habe ich aber noch nicht ausprobiert.

Meiner Ansicht nach ist für GTD das wichtigstes Tool das Gehirn, denn man muss ich vor allem eine bestimmte Arbeitsweise angewöhnen, wohin man dann dei Tasks genau auslagert ist an sich egal, Hauptsache man areitet gerne damit.

Grüße
OG

PS: Ich vergaß: es gibt von David Allen auch ein speziellen Plugin für Outook.