Oliver Gassner: Digitale Tage - Produktivität / GTD

Produktivität der Zukunft

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Tue, 29 Nov 2011 19:00:17 +0100

ein Video aus 2009, immerhin:

Productivity Future Vision (2009) - YouTube

Das GTD-Brevier - "Getting Things done" (Blogparade)

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Wed, 27 Jul 2011 07:53:24 +0200

Hab gerade Peers Blogparade zu "Getting Things Done" entdeckt. Da mach ich natürlich mit.
***
GTD in Ultrakurzform

Du hast Stress, weil du folgendes nicht eingerichtet hast:
- ein vollständiges und verlässliches System
- für alle deine "Erinnerer"
- wobei für jeden "Erinnerer" festgelegt sein muss
-- "Was ist das Resultat (des Projekts)?" (Was GENAU soll hinten rauskommen?)
-- "Was ist der nächste sichtbare Schritt auf das Projektziel zu?" ("Was sieht mich jemand tun und wo bin ich da?")

Tools
- Dein wichtigstes GTD-Tool ist dein Gehirn, aber nicht weil du alles im Kopf aufbewahrst, sondern weil du dir ein paar Dinge, die du aktuell selten tust aber schon kannst, einfach als Routine angewöhnen musst.
- Ansonsten brauchst Du nur
-- ein Erfassungswerkzeug, das du immer in der Nähe hast (auch nachts oder beim Joggen)
-- Listen (egal ob auf Papier oder elektronisch, auch als Unterordner im Mailprogramm)
-- einen Kalender
-- ein Archiv
-- einen grooooßen Papierkorb
-- und eine locker sitzende DEL-Taste

- Erfolgsfaktoren für Tools sind
-- Du arbeitest gerne damit
-- Du hast es immer verfügbar
-- es funktioniert 100% verlässlich

- Tool-Killer sind
-- Du probierst alle 4 Wochen ein neues Tool aus
-- Du ärgerst dich über das Tool
-- Du hast das Tool (v.a. zum Erfassen) nicht immer verfügbar
-- Das Tool ist unzuverlässig
-- Das Tool enthält nicht ALLE "Erinnerer", sondern du bewahrst noch einiges im Kopf auf

Der Workflow
- Erfassen
Alles was physisch oder als Idee herumschwirrt wird erfasst und als Paperschipsel oder elektronischer Eintrag in eine Inbox gepackt (die Mailinbox ist automaztisch so eine Inbox)

- Klären und Kanalisieren
Die Inbox wird komplett abgearbeitet und es wird entschieden,
- was in den Müll, den Kalender, die 'mach ich irgendwann'-Liste, was in die Wiedervorlage und was (in der richtigen Form) auf die Next-Action-Liste(n) kommt. Alles was 2 Minuten oder weniger dauert, wird sofort abgearbeitet und eventuelle Nachfolgeaufgaben kommen in die Inbox. Delegiertes kommt auf die Delegiert-Liste.
- was das "werden soll, wenn es fertig ist", was der nächste Schritt ist

- Durchsehen
Für alle Tasks, die nicht erledigt sind, wenn sie erledigt sind sondern neue Tasks nach sich ziehen, wird ein Eintrag in der Projektliste angelegt.
Die Projektliste und Kalender (2 Wochen in die Zukunft, 1-2 wochen in die Vergangenheit) wird wöchentlich durchgesehen. Auch für die 'Mach ich irgendwann'-Liste und ggf. die Delegiert-Liste ist das ausreichend.
Die Next-Action-Listen und den Kalender konsultiert man natürlich täglich.

- Tun
Was im Kalender steht, muss natürlich heute passieren.
Wenn die Next-Actions gut formuliert sind, braucht man sich um Priorisierung keine Sorgen zu machen und kann 'von oben nach unten' arbeiten oder die Tasks heraussuchen, deren Erledigung die meiste Befriedigung verspricht. Was man schiebt sollte man allerdings genau darauf abklopfen, warum man es schiebt.

Next Actions und Kontexte
Kontexte vergleiche ich mit Einkaufszetteln. auf ihnen steht, was ich (nur) an einem bestimmten Ort tun kann.

Meine sind:
- Überall
- Büro
- Zu Hause
- Erledigungen/Unterwegs

Dazu kommen (wie oben teilweise erwähnt)
- Kalender
- Projekte
- Irgendwann
- Delegiert

Nur wenn ich meine Aufgaben in Listen sortiere, bin ich nicht durch "Hier-Unerledigbares" abgelenkt. Der Bäcker fände es ja auch komisch, wenn ich ihn nach Grillwürsten frage.

Zusätzliche Kontexte sollte man nur anlegen, wenn man Orte hat, an denen man bestimmte Aufgaben hat z.B. Montags-Teambesprechung, Chefbesprechung, Briefing Kunde XY etc.

Wie sieht nun eine Next Action aus?
Sie beschreibt die nächste "sichtbare Handlung" (in einem Kontext), die das Projekt voranbringt. An sich sollte sie IMMER ein Verb (Tunwort) enthalten.
Also:
"Projekt Müller" ist keine Next Action.
"Fritz wegen Kalkulation Angebot Müller anrufen" schon. Wahrscheinlich findet das im "Büro" oder "Überall" oder "9 to 5" statt.
Oft hängt eine Aufgabe fest, weil man noch Infos besorgen muss, um sie zu erledigen, dann ist "Infos besorgen" (von wem? wie? wo?) die Next Action, die 'eigentliche' Aufgabe.

Goldene Regeln
- das Buch lesen
- das Buch nach 1-2 Jahren nochmals lesen
- nicht warten, bis man die perfekten Tools gefunden hat, gleich loslegen mit "Inbox Zero", 2 Minuten Tasks und "Next Actions" (wenn man nur diese drei Aspekte des Systems umsetzt wird man schätzungsweise 33% produktiver)
- Tools nicht dauernd wechseln
- sich mit anderen GTDlern austauschen (s.u.)

Angebote zu GTD
- Umfangreiche Materalienliste (Slides mit Sound, Videos meiner Vorträge uvm.)
- Da viele das Buch nicht gelesen kriegen (irgendwie logisch ;)), habe ich einen kleinen kostenlosen Mailservice zur Unterstützung eingerichtet, da kommt jede woche eine Erinnerungsmail mit Impulsen.
- Ebenfalls kostenlos sind die wöchentlichen Tipps der Taskinator-Mails bzw. im Blog http://taskinator.de.
- Mit einer minimalen "Bezahlhürde" (im Idealfall nur 3,01 EUR für ein 'lebenslanges' Abo) ist der Zugang zu einer GTD-Mailingliste für Fragen und Austausch belegt.
- Und grundsätzlich kann man mich zu Vorträgen, Coaching und Training zu Selbstmanagement & Produktivität buchen. -> og@carpe.com ;)

Ab sofort produktiver: GTD in 5 Minuten

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Thu, 10 Mar 2011 09:54:02 +0100

OK, natürlich nicht alles, aber ein paar Knowhow-Brocken:

Visit msnbc.com for breaking news, world news, and news about the economy

Mehr Infos beim Klick auf das GTD-Tag unten hier im Blog.

Mein aktuelles GTD-System - Selbstmanagement mit Smartphone und rememberthemilk.com

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Tue, 17 Nov 2009 08:33:52 +0100

Da ich das grade in einem Forum mal ausdividiert habe, auch für die Blogleser:

- Notizen mache ich aktuell in der Postitapplikation des Plam Pre (der ist nur geliehen) sonst in der Todofuktion des Treo 650
- die werden dann per ail an die Importadresse von RTM gemailt und lokal im Handy wieder gelöscht.
- die Postits nutze ich aber auch für Tagesnotizen wie adressen etc, die danach arcivuert werden können (Hoteladresse in Hamburg arciv), Abfahrtszeit eine Zuges mit Gleis (delete after use) etc.)
- Die landen dann in der RTM-Inbox und werden dort durchgearbeitet/geklärt
- Papiernotizen entstehen entweder beim Telefonieren oder auf Visitenkarten und werden dann
- zusammen mit den Pre/Treo-Notizen in Rememberthemilk.com eingearbeitet
- Dort habe ich als Haupttabs: Arbeit, Home, Unterwegs (=Besorgungen), Delegiert.
- RTM kann ich auch mit m.rememberthemilk.com vom Handy nutzen (Mobile page)

Der Rest sind Smartlists, die automatisch aufgrund von Suchen generiert werden.:
- heute
- Prio 2 (Na)+3 (Someday)in der nächsten woche (dient zum Freiräumen von Wochen im Urlaub oder wenn ich unterwegs bin)
- Prio 1 (alle P1 Tasks = mein Kalendereinträge für 'heute erledigen', so kan ich die bei der review überprüfen, ob auch nicht zu viele an einem Tag liegen)
- Mo-So: 7 tabs, die dazu dienen, einzelne wochentage freizuräumen z.B. heute, wo ich unterwegs bin)
- Überfällig -> alle markieren -> p drücken - >schon stehen sie in der Heute-Liste
- Projekte = eine Smartlist, die alle Einträge zeigt die '.p' enthalten, wenn ich die auf einen bestimmten Tag schiebe, ist das mein 'Review-Tag'.

Generell arbeite ich in RTM mir Wiedervorlagen (an 99% der tasks) zwischen 'täglich' (NAs) und '2 Jahre' (so Zeug wie: 'Gesundheitscheck mit Blutabnahme bei Hausärztin vereinbaren').
Indirekt ist also ein Taskeintrag oft auch gleichzeitig ein Projektreminder, dort eine NA zu erzeugen, so ich noch keine (nächste) habe.
Die werden auch markiert jeder Task: d.1 y.2, so dass ich weiß, wenn ich eine Task als erledigt markiere, wann sie automatisch wieder aufpoppt.
So entstehen Listen aus P1 und P2, die recht übersichtlich sind. P3-Tasks reviewe ich und setze sie ggf auf P2 oder gar P1 hoch oder erledige sie.

Fragen dazu?

Get It Done (GTD) - Selbstmanagement-Blogkanal bei Twingly (Beta)

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Mon, 26 Oct 2009 13:39:52 +0100

Twingly ist eine Blogsuchmaschine (da Technorati sich eus Deutschlanbd wohl zurückgezogen hat: eine der wenigen tauglichen) und erlaubt mit einem neuen Dienst 'Cannels' themnatische Kanäle aufzubauen.

Mit dem Code GTD09 bekommen 100 meiner BlogleserInnen Zugang zum Beta-Kanal mit dem Thema Selbstmanagement:
Get It Done (GTD)

Er wird gespeist aus einer Blogsuche und einer Aggregation von ca. 20 deutschsprachigen Blogs, die sich im Schwerpunkt mit GTD oder Selbstmanagement befassen.

Ich werde da noch mehr mit rumspielen und den Input noch optimieren. (Man kann das aktuell 'rohe' RSS noch filtern...)
Für Hinweise auf einschlägige Blogs bin ich ebenfalls dankbar.

GTD: Womit arbeiten?

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Fri, 11 Sep 2009 09:31:40 +0200

Grad kam ne Frage rein:

> Hallo Herr Gassner,
>
> habe mich gerade mit meinem Kollegen (D..) über das GTD
> Prinzip unterhalten. Hr. D.. ist über XING und Twitter mit Ihnen
> vernetzt. Wir beide arbeiten bereits nach diesem Prinzip. Hr.
> D nutzt dafür Outlook so gut es geht. Nun zu meiner Frage:
> Können Sie uns ein Tool empfehlen (PC)?
>
> VG
> NN

Hallo,

ich arbeite am Rechner und mobil (kein iPhone ;) ) mit Rememberthemilk.com und bin extrem sehr zufrieden.

Es ist aber weniger 'teamtauglich', d.h. das Delegieren von Tasks geht zwar aber ich bin mit der art wie das geschieht nicht sehr zufrieden. (was aber daran liegen kann, dass ich den Delegiermechanismus nicht verstehe).

An sich finde ich auch, dass man bei GTD keien Teamfunktionen braucht: Man wirft es dem anderen in die Inbox und der konfiguriert das dann selbst so wie er denkt.

Also für den Sologebrauch: RTM.

Für ein Team könnte ggf auch ein gehostetes Tiddlywiki elegant sein.

Anonsten kann man an sich GTD mit jedem Tool machen, das 'Listen kann'. Also z.B. auch Wikis.
Für Dokuwiki gibt es da ein Plugin. Das habe ich aber noch nicht ausprobiert.

Meiner Ansicht nach ist für GTD das wichtigstes Tool das Gehirn, denn man muss ich vor allem eine bestimmte Arbeitsweise angewöhnen, wohin man dann dei Tasks genau auslagert ist an sich egal, Hauptsache man areitet gerne damit.

Grüße
OG

PS: Ich vergaß: es gibt von David Allen auch ein speziellen Plugin für Outook.

"Getting Things Done/Wie ich die Dinge geregelt kriege" von David Allen lesen: Mit Mailunterstützung

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Sat, 29 Aug 2009 17:53:07 +0200

In der Vergangenheit habe ich mehrmals eine Mailingliste angeboten, in der wir gemeinsam das Buch 'Getting Things Done' von David Allen gelesen haben.

Dabei haben wir wöchentlich zu Montag jeweils ein Kapitel gelesen und ich habe jeden Montag per Mail auf ein paar wesentliche Punkte hingewiesen und daran erinnert, wann das nächste Kapitel fällig ist.

Das passierte bisher maximal zwei Mal im Jahr.

Zudem hatte ich Wünsche, dass manche lieber 2 Kapitel die Woche lesen wollten und andere nur eins pro Monat. (Ich kenne eine Person, de hat das Buch an einem Tag gelesen ;) )

Ab sofort kann man dauernd und jederzeit in diesen Service einsteigen und bekommt alle 7 Tage eine Mail mit Bemerkungen zum eben gelesenen Kapitel und mit der Erinnerung an das nächste.

Andere Rhythmen werde ich ebenfalls anbieten.

Der Zugang zu diesem Service ist kostenlos. Super, oder?

Also -- einfach gleich anmelden:

Früher gab es in der Lese-Mailingliste auch Diskussionen zu dem Gelesenen.
Auch das gibt es weiterhin. Der Zugang zur Diskussionsliste ist aber wie früher schon an eine kleine Hürde gebunden, da ich vermeiden möchte, dass dort nur 'Lurker' zuhören und nur einige wenige Beiträge leisten.

Die Zugangsbedingungen zur Diskussionsliste sind der ersten Mail des Lesekurses zu entnehmen oder hier nachzulesen. Die Kosten dafür liegen zwischen 3,01 EUR (für Privatleute) und 100 EUR zzgl Mwst. - für 'Gewerbliche'.

Man kann die kostenlosen Leseunterstützungs-Mails sofort anstoßen, ohne das Buch zu haben, es ist noch genug Zeit, es nach der ersten Mail online zu bestellen und das erste Kapitel zu lesen.

Kostenlose Anmeldung hier:

Und wer das Buch noch nicht hat: Besser gleich bestellen, sowohl die deutsche als auch die englische Ausgabe sind OK.

Was man durch GTD los wird

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Wed, 25 Mar 2009 04:29:00 +0100

Dieses kleine Video wurde beim GTD-Summit in SF aufgenommen. Die ganzen GTD-Geeks wurden gefragt, welche schlechet angewohheit GTD bei ihnen ausgemerzt hat.
Bei mir was es definitiv das 'nicht Aufschreiben' ;)

GTD Summit - What were your bad habits? from David Spark on Vimeo.
***
Bei der GTD-Lesegruppe nähern wir uns langsam Kapitel 5, was es nur denjenigen angeraten scheinen lässt, noch dazuzustoßen, die das Buch schon ein Mal durch haben.

Details zur Anmeldung hier.

Noch ein Interview with David Allen (GTD)

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Fri, 20 Feb 2009 13:20:05 +0100

So, hier wäre bitte noch ein Interview w/ David Allen (Audio), dem "Erfinder von getting Things done.

Sehr beruhigen ist, ich habe das schon erwähnt, dass man an sich Selfmanagement macht, weil man ein fauler Chaot ist. Sonst ginge es ja auch so ;)

Sein neustes Buch "Making it all work" ist hier übriegns heute eingetrudelt, ratet, was meine Next Actions sind ;)

Interview via:

GTD4kids - more time for fun: An interview with David Allen Interview

***

Apropos GTD:

Ab 23.2. startet der nächste GTD-Lesekurs ;) Gucken!

Meine Liste von deutschsprachigen Blogs zu Selbstmanagement und Produktivität (GTD)

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Wed, 05 Nov 2008 05:19:00 +0100

Und: zur Selbstmanagement-Ticker Page

Und wer das Buch 'Getting Things Done' noch nicht gelesen hat, der kann in unseren Lektürekurs noch einsteigen.

Life Balance für iPhone: GTD mit Kontexten in Balance

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Tue, 04 Nov 2008 08:34:13 +0100

Summary: If you want to balance' your GTD and are into mobile apps you might want to have a look at "Life balance" or LB for the iPhone.
***
Das Programm Life Balance habe ich jahrelang auf dem Palm benutzt um meine Tasks und Arbeitsbereiche zu organisieren. (Auf dem Treo 650 hatte es massive Synchingprobs und flog leider raus.)

Das Geniale daran:
Man legt seine Aufgaben in einer Baumstruktur ab und weist den 'Zweigen' eine Gewichtung zu. Die Prios kalkuliert LB dann selbst. Natürlich hat das Ding wiederkehrende Aufgaben, Vorlaufzeiten bei denen die Prio langsam ansteigt (unsichtbar - grün - gelb - rot) etc.

Zudem gibt es ort- und zeitsensitive Kontexte, d.h. von 7 bis 18 Uhr zeigt mir das Programm am Schreibtisch die Berufstasks an, danach die Privattasks. Oder: am Wochenende zeigt es die Familientasks an, abends das, was man mit der Partnerin bereden wollte. (Dafür gibt es natürlich einen 'Override so dass man wenn die Familie weg ist eine 'Wochenendschicht' machen kann oder einen Tag auch zum 'Urlaubstag' erklären kann.)

Na, jedenfalls gibt es das Ding jetzt auch für das iPhone und führt mich erneut in Versuchung. (Ich schwanke massiv, weil das iPhone für die Art von Liveblogging, die ich so betreibe nur massiv eingeschränkt geeignet ist. Ein anderer iPhonefan hat sein N-irgendwas immer noch dabei um "aus dem Stand" twittern. ein weitere sgate, dass 'Tippen im Gehen' gar nciht geht. also: iPhone entschleunigt.)

Anders: Wer will ein 2G-iPhone loswerden? ;)

Hier das Link zur App:
Life Balance for iPhone is here!

Bleibt im Werbenachspan zu erwähnen, dass es noch nicht ganz zu spät ist in den 'Get it read'-Lektürekurs einzusteigen, der gestern gestartet ist ;)

Pimp my Brain zu Getting Things Done mit Oliver Gassner

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Mon, 28 Jul 2008 23:28:12 +0200

Am Ende der DLD hab ich mit dem Podpimp über GTD geredet, hier das Ergebnis:

Pimp Your Brain mit dem Blick ? den Tellerrand : Pimp my Brain zu Getting Things Done mit Oliver Gassner

Anhören (30 min)

mp3

DIY Planner: Aufgaben-Planer selbst drucken (GTD)

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Fri, 16 Nov 2007 07:51:00 +0100

Es ist Jahresende und man schleppt die mühsam verdeinten Kröten zum Papierwarengeschäft um kleine Stapel bedruckter Kalendereinlagen mit Gold aufzuwiegen.
Muss nicht sein.
Man kann sich seienn Kalender auch selbst drucken und ihn auch noch an die eigene Bedürfnisse anpassen.

Der D*I*Y Planner besteht aus über hundert Vorlagen (viele davon auch abgestimmt auf das GTD-System von David Allen), die n sich in verschiedenen Formaten einfach selbst aausdrucken kann.
Lochen, heften, fertig.

Den passenden Locher zum eigenen Kalendersystem gibt’s dann wieder im Papierwarenhandel ;)

***

Interessiert an GTD und Selbstmanagement? Dann hier lang.

GTD: Wöchentliche Checkliste

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Wed, 14 Nov 2007 09:37:00 +0100

Der GTD-Freak hat seine Weekly Review Checklist öffentlich gemacht.

Die 'wöchentliche Durchsicht' ist einer der zentrale Punkte des 'Getting Things Done'-Systems von David Allen.

Warum?

Nur wenn ich weiß, dass die dinge, die ich in mein ' verlässliches System' eingegeben habe mir auch immer wieder vor Augen kommen und nicht verloren gehen, dann verlasse ich mich auf das System und bin motiviert, dort auch aufgaben 'einzufüttern'.

Andere Systeme 'verstopfen' leicht und man ist dann demotiviert. eine wöchentliche Durchsicht zwingt dazu, die Inboxen ler zu machen, das Material in Aufgaben umzuwandeln und die Aufgabenlisten mindestens wöchentlich durchzusehen.

Interessiert an GTD und Selbstmanagement? Dann hier lang.

Die Materialien zu "Getting Things Done" (GTD), Produktivität etc.

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Fri, 12 Oct 2007 10:01:03 +0200

Menschen, die an meinen GTD-Workshops teilnehmen, verspreche ich immer einige Nachfolgeinfos, hier sind sie.

- Mein Kostenloser Mailservice zum getakteten (1 Kapitel/Woche) und kommentieren Lesen des GTD-Buches (Buchlinks s.u.)

- GTD Diskussionsliste (Teilnahme kostenlos für TN an meinen kostenpflichtigen Workshops, für alle anderen gibt es einen sehr günstigen Privatzugang und einen akzetabel günstigen Businesszugang ;))

- mein Taskinator-Podcast http://taskinator.de

- Meine (am Schluss 12) Artikel zum Selbstmanagement bei Franziskaner Weißbier Einer u.a. ein Überblick über GTD.

- GTD-Gruppe bei XING (in der ich moderiere)
- Slides eines frühen GTD-Vortrags von mir: gtd-sl.pdf

- Slides eines meiner Vorträge mit Audio:

Get it Done from Oliver Gassner

Weiteres meist von mir:
- Video meines Vortrags vom Barcamp Furtwangen
- GTD Prezi-Präsi (Kurzversion der Präsenrtation aus dem Workshop ohne die Übungsteile)
- eigene Ordner aus Altpapier basteln
- Meine GTD-Links bei Delicious
- Meine 2. GTDSession (nicht das 'eigentliche' Referat) beim Barcamp Cologne
- Mein GTD-Artikel bei T3N
- GTD-Einführung bei Schaltzeit-Blog

- Session: GTD beim Fucamp 2010
- Sesssion: "Entspannungstechniken" beim Fucamp 2010
- semantic desktop

Div. Materialien und Programme:
- Liste deutschsprachiger Blogs zum Thema Produktivität
- Liste englischsprachiger Blogs zur Productivity/GTD etc.
- OneNote (?) gab es da nicht mal was anderes? (Payware)
- GTD-Forum: "Dinge geregelt kriegen"
- GTD Workflow-Grafik
- Noch 2 Grafiken: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:Nat%C3%BCrliche_Planung.png , http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:GettingThingsDone.png
- GTD Papierorganizer 1
- GTD-Papierorganizer II (IMO besser)
- Weekly Review Checklist
- Klassiker: Lotus Organizer noch mal Lotus Organizer
- MindManager (kooperiert mit David Allen): http://www.davidco.com/MindManager_event.php
- Life Balance (Win, Mac, Palm (synchs)) (Payware, meine Empfehlung außer für Palm Treo 650, es gibt eine iPhoneversion nd ich hoffe auf eine Android-Version)
- GTDTiddlyWiki
- Seiwert-Buch: Zeitmanagement mit Outlook
- Backpack und GTD

Die erwähnten Bücher:

Auf Englisch:

Auf Deutsch:

Und Making it all Work, das neue Buch (bisher nur englisch):

Es gibt dann noch das Buch "Ready for Anything", das man lesen kann, wenn man das Ganze vertiefen möchte.
Es enthält eher kürzere und abgeschlossene Texte.

Die '7 Habits' von Covey auf Englisch:

First Things First von Covey (Schwerpunkt "Zeitmanagement")

***
Disclaimer

Oliver Gassner is not licensed, certified, approved, or endorsed by or otherwise affiliated with David Allen or the David Allen Company which is the creator of the Getting Things Done® system for personal productivity. GTD® and Getting Things Done® are registered trademarks of the David Allen Company. For more information on the David Allen Company's products, please visit their website: www.davidco.com.

Zusatzinfo: Aktuell werden deutschsprachige Trainer noch gar nicht zertifiziert. Ich bin da in Kontakt.
****

GTD: Die Lese-Mailingliste

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Fri, 31 Aug 2007 18:08:07 +0200

Trailer:

Beim ersten deutschen Barcamp schon gab es eine Session zur Selbstmanagementmethode 'Getting Things Done' von David Allen. In Hamburg habe ich beim Barcamp zwei Sessions zu dem Thema gemacht, in Köln hat Johannes Kleske eine Sitzung angeboten zu den philosophischen Grundlagen und ich zwei Sessions zu den praktischen Grundlagen und zum Austausch für 'Fortgeschrittene'.

Dabei zeigte sich, dass einige aus dem Publikum das Buch zwar hatten, aber es noch nicht gelesen hatten und Johannes bemerkte, dass das die erste Task sei, an der viele scheitern: Lies das Buch!

Dem möchte ich mit einer Aktion entgegenwirken: Ich spiele den Taktgeber in einer Mailingliste, die zum Ziel hat in sieben Wochen (oder schneller, wenn alle das wollen) durch die 13 Kapitel des Buches zu führen.

Wer von GTD noch gar nichts gehört hat, sollte hier zunächst vielleicht meinen Gastartikel im 'Schaltzeit'-Blog lesen:
Selbstmanagement für die Wissensarbeit

Als Überblick zu GTD eignet sich auch und vor allem die dort verlinkte Artikelserie von Johannes bzw. sein Artikel 'GTD in einer Nussschale'.

Die Lektüre des Buches ersetzt denke ich nichts davon, die Artikel können lediglich Orientierung geben, ob an sich mit GTD befassen möchte oder nicht.

Zusammen mit Schaltzeit sind in der Folge weitere Schritte im Bereich Selbstmanagement im Corecon Convention Center geplant.

Jetzt aber:

Was?

Eine Mailingliste (Google Group) für den gemeinsamen Durchgang durch das Buch 'Wie ich die Dinge geregelt kriege' von David Allen.

Angesetzt auf sieben Wochen (oder schneller, wenn keiner 'Stopp' schreit).

Ich spiele den 'Taktgeber', beantworte Rückfragen, erkläre Zusammenhänge und stelle so nötig und angefragt weitere Infos zur Verfügung. Ich hab schon ein bisschen was zu GTD angesammelt :).

Ohne, dass man das Buch oder Hörbuch hat, dürfte das aber nicht klappen. ;)

Wo?
In einer geschlossenen Google Group (d.h. einer nicht-öffentlichen Mailingliste). Die Mailingliste bliebt danach bestehen und kann zum Austausch genutzt werden.

Wieviel?
Etwas aus meiner Amazon-Wishlist http://www.amazon.de/exec/obidos/wishlist/3QZI8Y8GSKK6F
(gern auch was für meine Kids ;-) )

Für wen?
- Für Leute, die auf GTD neugierig sind
- Für die, die das Buch nochmals durchgehen wollen
- Für die, die das Buch schon haben (das englische geht auch) und nicht durchgekommen sind
- Für alle, die ihre Selbstorganisation auf realistische Beine stellen wollen

Warum?
- Siehe Trailer
- Weil ich das Buch selbst nochmals lesen will
- Weil ich gerne anderen weiterhelfe

Warum so billig?
a) weil ich mit dieser 'Bezahlungsart' bei meinem Weblog-Kurs gute Erfahrungen gemacht habe (die iPods stehen noch drauf, ey!)
b) Weil jede/r am Schluss gern noch was nachreichen kann. ;-)
c) Weil ich dabei auch viel lerne. (Hoffe ich ;-) )
d) Wer mich natürlich darüber hinaus zu Vorträgen und Workshops oder anderem buchen mag, ist herzlich willkommen.

Wie?
- Ich habe vor ab dem 17. September 2007 wöchentlich (mindestens) zwei Kapitel anzugehen
- Fertig sind wir etwa Anfang November, so dass wir das Gelernte im "Rush" vor Weihnachten noch gut einsetzen können.
- Die Kapitel (und andere Fragen, auf die ich gespannt bin) diskutieren wir in der geschlossenen Google-Groups-Mailingliste. (Die wird nicht von Google bei den Suchergebnissen ausgegeben. Und für nicht Geladene auch nicht angezeigt. Ideal ist es, sagt man mir, wenn ihr mir als Mailadresse eure Google-ID nennt. Wenn ihr noch keine habt macht das aber auch nichts.)
- Parallel werde ich hier oder im Schaltzeit-Blog gelegentlich zum Thema GTD bloggen.

Anmelden
- Erst mir ne Mail schicken: oliver.gassner+gtd@gmail.com
- Mein OK abwarten (vielleicht muss ich doch 'STOP' schreien wenn es 100(0)+ Leute sind ;-) )
- Zur Wishlist, was aussuchen und an mich schicken lassen
(Wenn das Buch nicht mehr lieferbar ist: gern auch Gebrauchtbücher, ja? Danke ;-))
- Mail an oliver.gassner+gtd@gmail.com, was es war.
- Als Bestätigung lade ich dann in die Mailingliste ein.
- Ab sofort bei http://blog.oliver-gassner.de mitlesen (unter dem 'Tag' gtd findet sich hier einiges ) und ab 17.9. in der Mailingliste mitdiskutieren.
- Eine Anmeldung ist natürlich auch im laufenden Kurs noch möglich.

Fragen? Wünsche? Anträge?
-> Kommentare
-> oliver.gassner+gtd@gmail.com

GTD on Mind Map: Freemind als GTD-Tool

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Wed, 22 Nov 2006 10:20:00 +0100

Von Martin weiß ich, dass er Freemind als sein zentrales GTD-Tool nutzt. Hier ein Artikel eines französischen Bloggers, der das auch tut und gleich Templates und Tipps mitliefert: GTD on Mind Map (2) The Digital Way

Bei mir holpert der FM-Gebrauch etwas. Für GTD benutz ich ja Life Balance auf dem Palm und wenn ich MindMaps mache, dann sehen die bei FM immer anders aus, als ich sie gern hätte.

Aber ggf ist FM für die Projektliste ganz praktisch. (Die URL tut nicht mehr, aber die Templates finden sich via google: http://www.google.de/search?hl=de&rlz=1B3GGGL_deDE177DE233&q=freemind+%2Bgtd+template&btnG=Suche&meta=

GTD mit dem Palm

nospam@example.com (Oliver Gassner) — Thu, 01 Jan 1970 01:00:00 +0100

Zur Einführung: Diese kleine Serie bezieht sich auf das Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege" bzw "Getting things done" von David Allen.

deutsch: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3492240607/carpe

englisch:
http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/0142000280/carpe

Das System selbt wird hier nicht mehr referiert, dazu gibt es genügend Ressourchen im Netz, die man (so sie englisch sind) in der Regel findet, wenn man in der Suchmaschine seiner Wahl nach 'gtd' sucht.

Referiert werden hier eher Tipps zur Umsetzung mit verschiedenen Medien (Palm Organizer, Papier, Online-Tools).

I. GTD mit dem Palm

Ich selbst nutze auf dem Palm 2 Applikationen um meine Listen zu organisieren.

a) Das Programm 'Life Balance', das es für den Palm und als Win/Mac-Desktopapplikation gibt - das werde ich später behandeln

b) die Palm-Todoliste

Und natürlich den Kalender, den ich so nutze wie Allen es vorschlägt: ausschließlich für Termine.

Die Palm Notizen nutze ich dafür immer weniger, ich hab eine Zeit lang mit einem Wiki experimentiert, dessen Reste noch auf dem Palm liegen, aber das ist auf einem Handheld nicht so prickelnd. Andere mögen das anders empfinden und benutzen.

Ich bin durchaus noch dabei, das Palm-Umfeld zu optimieren, was also hier beschrieben wird, mag nicht der weisheit letzer Schluss sein, auch nicht für mich.

Gleichzeitig versuche ich, neben allen auch bestimmte Aspekte aus dem Buch 'balance your life' von Tiki Küstenmacher (oder war es Seiwert? ;-)) umzusetzen. Aber eigentlich nur dessen Grundidee, nähmlich den Ausgleich zwischen den Bereichen: Arbeit, Soziales, Geist und Körper.

Zum Setup der Todoliste:

Sie enthält noch einige 'Residuen' des alten Systems, as ich sie nicht nur als Todoliste sndern sozusagen als Merkzettel-Ersatz genutzt habe, d.h. es stehen auch Dinge drin, die eigentlich in die Notizen oder gar ins Adressbuch gehören, an die ich aber erinnert werden wollte bzw. die ich priorisieren wollte.

Sie hat aktuell folgende Rubriken

.action
(was ich heute erledigen muss oder sollte, was aber nicht in den Kalender gehört bzw. Infos, die ich heute brauche, wie z.B. die Kopierernummer an der Uni, die ich nur 1 Tag die Woche brauche oder bei welcher Lektion ich mit welcher Lerngruppe stehen geblieben war)

.do
('Vorratsliste' an Todos, die in die Actionliste umgesetzt werden, ansonsten ist das hier die Palm-Next-Action-Liste)

.namemeinerfrau
(eine Agendaliste, was zu besprechen ist, meist abends, wenn die obigen Tasks schon abgeräumt sind; dann steht das hier oben.)

.travel
(Check- und Packlisten wenn ich wegfahre, die haben nur den Abreisetermin als Prio und dient dann wieder am ankunfstag als Auspackliste, damit alles wieder ist, wo es hingehört. Hier habe ich in 'Life Balance' ein 2. System gebaut, was den Vorteil hat, dass dann der entsprechende Aufwand 'verbucht' wird. Dazu dann.)

.projekte
(Die 'project list' alle projekte haben keinen Termin und haben Prio 1( NA definieren) oder 2 (NAs stehen fest). ber der review werden alle Projekte ohne NA zu Prio 1.)

.someday
(Die 'someday maybe' list, alle ohne Termin, prio egal.)

.waiting4
(Die Liste alles Delegierten oder aller Dinge, bei denen ich auf Antwort warte, ggf. mit Termin, so dass sie turnumsmäßig sichtbar werden. also sozusagen als w4-Wiedervorlage)

.anm
(steht für "akquise, networking, marketing" - someday maybe tasks hierfür, manchmal auch als Wiedervorlage mit Termin, wenn ich einen Kunden zu einer bestimmten Zeit wieder nachfragend kontaktieren will oder soll)

body+health
(Gesundheitstasks)

geist+kultur
(entsprechendes, oft auch Bücher, an die ich erinnert werden will)

orga
(Wiedervorlage Orga-Tasks, an sich auch GTD-Aufgaben, Organsiatorisches mache ich lieber Nachmittags, insofern ist das auch eine Kontextliste)

social
(Tasks im Kontext Freunde, Familie, Vereine etc., Kontextliste für 'Freizeit')

work
(ja, ehm ;), =Kontextliste für 'Büro')

.someday
ethält zudem einige Listen, deren Name ich mit @ beginnen lasse, was den Vorteil hat, dass man sowohl nach "@" suchen kann wie auch nach dem Namen:

@bücher (was ich kaufen bzw mir wünschen will)
@bücher kreatives schreiben (eher als Informationsbasis)
@filme (angucken! ausleihen!)
@e-books (runterladen für den Palm, meist Klassiker ;) )
@a-books (Audiobooks fürs Auto)
@investitionen (Kaufen fürs Büro, langfristig)
@shopping (kaufen)
@town (Besorgungen)
@ausflug (Ausflugsideen Family)
@read (dahin sollen die Bücher aus der Geist-Liste hinwandern ;) )

Anruflisten verwalte ich als NA-Liste in Life Balance, wo ich die meisten eher kontextsensitiven Aufgaben untergebracht habe.

An sich stehen alle Sachen, die 'next actions' sind auf Prio 1. Prio 2 wird bei der Review durchgesehen und ggf. angepasst, wenn die Aktion jetzt auf die NA-Liste soll. (Prio 2 ist also an sich auch Wiedervorlage bzw. 'zukünftige' aktionen, also eher Zeitsequenz als Prio, dei ja bei Allen eine eher marginale Rolle spielt.)

An welchem Arbeitsbereich ich grade was mache, wird z.T. durch 'Life Balance' gsteuert, bei dem dann Tasks liegen, die x-mal per Tag oder pro Woche oder Monat anfallen und 'dirigieren', dass alle Arbeitsbereiche unabhängig von meinem Lust-Level mal drankommen. Da steht dann (in meiner Kurzschrift sozsuagen:): "work task aus dem segment 'journalist' machen" oder 'akquisetatsk zeitung x!' Wenn man dieses Verteilugsproblem nicht hat, kann man an sich auch die Palm-Todo-Liste sehr schön als NA-Listensystem verwenden, ganz papierfrei und immer dabei.

In der Tat bewege ich mich ohne meinen Palm nicht. Er liegt nachts neben dem Bett, lädt und dient als Wecker (und die e-Books darauf sind Lesestoff bei Schlaflosigkeit) und ggf. mache ich, wenn ich noch (oder schon) Lust habe, die Tagesplanung für den nächsten Tag oder Review oder definiere NAs o.ä.

Der Trick ist, die eigentliche Actionliste realtiv kurz zu halten, so dass kaum was für den Folgetag übrig blebt.

Solange man weiß, dass dort alles wichtige draufsteht, kann man andere Tasks mit Terminen getrost ignorieren und, wenn sie 'overdue' sind, einfach auf den heutigen oder morgigen Tag setzen. ggf, kann man sich ja an notwendige Listenanpassungen wiederum im kalender erinnern lassen. oder auf der Actionliste. ("xy vorbereiten, task prio anpassen!" ein paar Tage vorher - das sollte hinhauen.) Prio 2-Termine sind ebenfalls eher 'someday maybe'-Aufgaben höherer Ordnung und können auch einmal eine Woche in die Zukunft wandern. Oder gar mehrmals.

Dieses System funktioniert momentan besser als meine früheren Systeme, bei denen ich täglich schauen musste, ob nicht bei den unerledigten Aufgaben noch etwas Wichtiges herumlag.

Sobald eine Aufgabe erledigt ist, fliegt sie raus oder die nächste Aktion im Projekt wandert an ihre Stelle. Manchmal ist ein Eintrag auch eine kleine Aktionssequenz, so dass ich nur 1-2 Zeilen löschen muss und die nächste Aktion steht jetzt oben.